Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
1. Rekisterin nimi ja rekisteriä hoitava taho
Turku Asunnot Oy (Y-tunnus: 3260783-5)
Jousitie 7
20760 Piispanristi
toimisto@turkuasunnot.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asuntohakemusten vastaanottaminen ja käsittely, hakijoiden yhteydenottoihin vastaaminen, vuokralaisten valinta sekä vuokrasopimuksen valmistelu. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvissä tilanteissa.
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asuntohakemusten käsittelyssä ja vuokraustoiminnan järjestämisessä sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä silloin, kun hakemus etenee vuokrasopimuksen valmisteluun.
Henkilötunnusta käsitellään vain silloin, kun se on tarpeen hakijan yksiselitteiseksi yksilöimiseksi, vuokrasuhteen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tai vuokrasopimuksen valmisteluun liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi.
Henkilötietoja ei käytetä asuntohakemusten yhteydessä profilointiin, uutiskirjeiden lähettämiseen tai markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen, ellei tällaiselle käsittelylle ole erillistä perustetta ja siitä ole informoitu rekisteröityä erikseen.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi vuokrasopimusten irtisanomiseen liittyvien ilmoitusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi.
3. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta.
Asuntohakemusten tietoja säilytetään enintään 3 kuukautta hakemuksen käsittelystä, jonka jälkeen tiedot poistetaan, ellei hakemus johda vuokrasopimukseen.
Mikäli hakemus johtaa vuokrasopimukseen, henkilötietoja säilytetään vuokrasuhteen ajan sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön ja muiden sovellettavien lakien edellyttämän ajan.
4. Rekisteröityjen ryhmä ja tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilötietoja asuntohakijoista sekä vuokrasuhteessa olevista asiakkaista.
Rekisterissä käsiteltävät tiedot voivat sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- henkilötunnus
- tulotiedot ja työsuhdetiedot
- tiedot nykyisestä asumistilanteesta
- hakemuksessa annetut lisätiedot
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään asuntohakemuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään asuntohakemuksen, verkkosivujen lomakkeiden tai muun yhteydenoton yhteydessä.
Tietoja voidaan tallentaa ja käsitellä rekisterinpitäjän käytössä olevissa järjestelmissä, kuten kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmässä.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja käsitellään Turku Asunnot Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden toimesta siltä osin kuin se on tarpeen asuntohakemusten käsittelyn, vuokralaisten valinnan, vuokrasuhteen hoidon sekä hallinnon ja kirjanpidon toteuttamiseksi.
Mikäli asuntohakemus johtaa vuokrasopimukseen, hakijan tietoja voidaan luovuttaa kyseisen vuokrakohteen omistavalle yhtiölle, joka toimii vuokrasuhteen rekisterinpitäjänä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän käyttämissä järjestelmissä, kuten kiinteistöhallinnan ja laskutuksen järjestelmissä.
Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaisesti suojattuina.
Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Näihin kuuluvat muun muassa käyttöoikeuksien hallinta, monivaiheinen tunnistautuminen, palomuurit sekä muut tietoturvaratkaisut.
Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tietoja käsitellään rekisterinpitäjän käytössä olevissa järjestelmissä, kuten verkkosivujen lomakejärjestelmässä sekä kiinteistöhallinnan ja laskutuksen järjestelmissä.
Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja ne ovat palautettavissa tarvittaessa.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta Rekisteriä hoitava taho).
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa.
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen tätä tehdyn tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja se suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Evästeet
Sivustolla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen sekä sivuston toiminnan ja käytön analysointiin.
Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä evästebannerin kautta. Evästeet jaetaan eri kategorioihin, kuten välttämättömiin, analytiikka- ja markkinointievästeisiin, ja käyttäjä voi antaa suostumuksensa haluamiinsa kategorioihin.
Lisätietoja sivustolla käytetyistä evästeistä on saatavilla erilliseltä evästesivulta.
Käyttäjä voi muuttaa antamiaan suostumuksia milloin tahansa evästebannerin kautta.